基于国家电网省公司集中招标电子化

2018-04-16

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   编者按:电子化单轨制是招标采购的必然发展趋势。本文基于国家电网省公司招标采购现状,针对集中采购各个环节,制定电子化单轨制具体落地实施的相关举措,提出资格业绩条件结构化、资格预审结合资质业绩核实、构建信息数据库应用等具体实现方法,编制工作流程、文件模板,形成省公司集中招标电子化单轨制综合解决方案。同时,本文有效地解决了资质业绩核实结果在评标中落实应用、远程异地评标文件传输、阅标记录和授标等操作环节中面临的问题,为进一步推进全供应链信息化闭环应用创造了条件。

一、引言

    电子化招投标作为电子商务的一种交易形式,极大地提升了招标采购的价值,是一种必然的发展趋势。根据美国科尔尼公司对西方已实行电子化采购的企业调查显示,电子化采购平均能有效削减采购成本10%以上,采购交易程序成本削减90%,订货周期减少75%。应用电子化招投标替代原始文件,可实现无纸化,大幅度减少纸质投标文件体量,节约招标过程中产生的大量纸张和装订费用,真正做到绿色、低碳、环保。同时,电子化招标通过合理设计系统表单结构,采购流程文件内容格式标准、数据准确、针对性强,可有效避免人工操作偏差,提高招投标管理工作效率。总体来说,电子化招标在削减采购程序成本、实现节能环保及提升投标管理工作效率等方面具有积极意义。

    以往由于缺少相关法律依据支撑,招标人只能采取纸质、电子文件并存的双轨制实施方式。2013年5月1日起施行的《电子招标投标办法》首次明确数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力,使得招投标活动不再依赖纸质文件载体。相对于双轨制方式,电子化单轨制即指全部依托电子招投标系统开展招投标活动,在实施过程中不再需要提供纸质文件,从而使招投标信息的唯一性和可靠性得到保证。

    目前,经过多年的探索,国网总部集中采购已实现电子化单轨制运行。而省公司集中采购由于招标物资种类多、品种分散、标准化程度较低等条件限制,尚未实现电子化单轨制运行。因此,本文从省公司招标采购的物资分类属性和不同类型物资的采购特点出发,研究技术规范标准化、招投标文件??榛?、招评标策略等一系列采购管理模板及策略的格式化、程序化、标准化、固化及量化,并从全供应链管理的视角,提出采购管理与前端和后端相关环节线上联动的综合解决方案,为实现电子化单轨制运行提供必要条件。

    采购管理是一个极为复杂的系统工程,电子化采购的顺利开展和绩效的体现,赖于整个企业管理的规范以及竞争行为的规范,脱离了这些最基本的管理规范及标准化体系,电子化单轨制不仅不能发挥应有的作用,而且还会加剧采购管理的难度和风险。本文以通用制度规定的标准集中招标采购流程工作规范为基础,针对各环节就电子化单轨制落地实施提出建议,包括组织模式、开展方式、工作流程和文档模板等,为电子化单轨制运行提供可靠的解决方案。

二、招标准备

1.选择适合电子化单轨制物资品类

    从物资特性上来说,技术规范标准化程度高、资质业绩核实标准已编制完成的物资品类更适合实施电子化单轨制。对于供应商数量多、投标竞争活跃的品类,比较适合开展资质业绩核实和资格预审。

    目前,国网省公司协议库存招标物资存在相对稳定的需求,各省公司基本形成了标准化程度较高的技术规范或导则;部分物资的资质业绩核实标准也已制定。其中部分物资技术较简单,适宜采取电子化单轨制;部分物资投标竞争活跃,适合开展资质业绩核实和资格预审。此类物资采购可以因地制宜灵活设置相应的策略和工作流程,较适合省公司开展电子化单轨制招标试点。

    而对于省公司批次招标的物资,其采购规模内容、需求配置存在较大差异,技术规范和采购策略标准化程度较低。此类物资采购电子化单轨制工作应在标准化程度相应提高之后开展。

    因此,结合省公司目前的情况,笔者建议开展电子化单轨制的物资品类以协议库存物资为主,包括配网协议库存设备和线路材料、低压配电柜、计量箱(柜)、普通光缆等。

2.资质业绩核实标准化编制

    通过资质业绩核实工作,将供应商各类资质业绩证明文件中的相关信息进行整合,形成结构化、数据化的信息库,是实现电子化系统应用的坚实基础。因此,必须将资质业绩核实标准采用结构化表单形式进行编制,将企业资质信息、生产制造能力、销售运行业绩等内容展开为细项指标,设定每一项指标的数据格式,形成信息系统可识别的结构化表单,以便开展应用。同时,针对各项指标所对应的核实方式、需比对的证明文件进行梳理。

    表1中仅列举部分指标,完整的资质业绩核实标准除了必须涵盖招标资格业绩条件项(关键性)指标,还应涵盖招标评审细则中资格业绩相关的评审项指标。

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3.标资质业绩条件结构化编制

   采购规则事项与资质核实标准对接,是实现核实成果应用的基本条件。在核实标准结构化编制的基础上,选取关键项指标,设置相应的数值要求,形成招标资质业绩条件。

   表2中的项目即为表1中突出标识的项目,核实范围有效涵盖招标资格业绩要求。

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三、资质核实及资格预审

1.组织形式

   采用资格预审结合供应商资质业绩核实,是落实开展单轨制招标的最佳组织模式。通过资格预审确保投标阶段供应商群体质量,同时也为后续电子化单轨制招投标创造条件。

    为此,首先要明确资格预审与资质业绩核实工作各自的定位。资质业绩核实目的在于,即确认供应商填报信息的真实性;资格预审目的在于,即根据招标资格业绩要求审查产生合格供应商名单。从衔接顺序上看,是先的关系。

2.开展方式

    核实工作的成果在于收集形成直观反映供应商资质业绩信息的结构化数据库。在核实标准结构化编制的前提下,核实环节只需与支撑材料、实际情况进行比对,确认表单中数值正确。核实不需对所收集信息是否满足某批次招标要求进行判断。这样,对核实标准理解不同而产生的执行尺度不一问题得到了解决。

    将资质核实与资格预审结合开展,可以让供应商以提交资格预审文件的方式,填报核实信息详细表单;核实小组对表单内容进行核对,确认供应商填报信息的真实性后纳入信息数据库;资格预审小组根据招标资格业绩要求,从信息数据库中调阅核实信息进行比对,符合招标要求的进入合格供应商名单。

    对于配网设备材料等,可以采取分散核实、集中预审的方式,即供应商核实工作属地化,核实信息集中共享,再根据具体招标批次要求,进行统一预审。

3.资格预审文件编制

    资格预审文件主要包括资格预审公告、申请人须知、资格审查办法、资格预审申请文件格式等章节,主要告知潜在投标人如何获取及参加资格预审,提供的资料清单等信息。资格预审文件中规定,申请文件应包括资质业绩核实信息表单及支撑性文件。

    核实信息表单采取结构化固化设计,对栏目、数据格式等进行锁定,申请人仅能在厂家填写一列填写符合要求的数据,不可以改变表格其他信息内容或随意增减行项目。

4.资质业绩离线填报工具优化

    供应商根据资格预审文件要求,填写结构化的资质业绩核实清单,并提供相应支撑材料。对于资格业绩核实信息表单,供应商如实填写,不得修改数据格式。供应商应保证证明材料的真实性,招标人有权进行核实,一旦发现虚假投标将按规定严肃处理。

   可结合资格业绩核实信息表单要求,对离线投标工具进行优化设计,进一步满足电子化资格预审的需求。

5.支撑性材料的电子文档(PDF)

    支撑性文件可以要求供应商制作成优化的PDF电子文档,精简文件大小,编制索引,规范文件命名和顺序,以便查阅和归档。

6. 资质核实及资格预审工作流程

    成立资质业绩核实工作组和资格预审委员会,按照先的顺序开展工作。资格预审可按需分技术组、商务组。

    首先开展核实工作。核实工作组不负责判断供应商是否满足本次资格预审要求,只对供应商填报的资质业绩信息表单数据进行核实,若发现与实际情况不符,以实际情况为准进行修正。最终将核实数据汇总至数据库,使库中数据的真实性、可靠性得到保障。

    在核实完成的基础上,资格预审商务组和技术组按照资格预审文件规定的审查办法和标准,对经核实的资质业绩信息进行审查,判断申请人的资质业绩是否满足资格预审文件规定的资格条件。按照预审文件规定,采取合格制或有限数量制,审查产生合格投标人名单,按规定报送招投标领导小组进行审批。

7.形成资格业绩核实数据库

    在资格预审环节,将供应商提供的结构化资质业绩核实清单导入系统,通过核实后,在系统中保存。每一个信息将是一个独立的数据源,所有数据源组成资格业绩核实数据库。系统将会按照资格预审、详评的要求,调用各种数据,形成便于比较的表单,如提取注册资本金一览数据,横向比较所有投标人,或者抽取型式试验报告中的关键参数,比较厂家的技术优劣,也为阅标记录的编制提供极大的方便。

四、电子化单轨制招投标

1、向合格投标人发放招标文件

    对于采用资格预审方式的,应在招标文件中明确“××分标仅接受资格预审合格的供应商参与投标。在ECP中,通过购买标书环节进行管控,仅向通过资格预审的供应商开放下载招标文件权限,对未通过的供应商不予开放。

2.招投标文件的精简和结构化

   在资格预审后,投标文件将不再包含资格证明文件,这将大大缩小投标文件的容量。投标文件的组成主要包括:

   ①标文件(含投标函及投标函附录、货物清单行报价、投标保证金);

   ②商务文件(授权书、行贿犯罪档案查询告知函、商务偏差表、剩余生产能力表);

   ③技术文件(货物技术特性逐条逐项应答文件、技术偏差表、供货范围应答)。

   资质业绩、生产能力、试验报告、认证证书、财务报告等反映公司实力和水平的材料均在资格业绩核实数据库中反映。

   投标人在ECP中仅需要按照结构化投标文件要求制作电子版投标文件,利用离线投标文件制作工具上传,无制作纸质投标文件。

五、远程异地评标

1.资格业绩部分自动生成阅标记录

    阅标记录是专家对投标文件关键信息的汇总成果,为投标文件的比对和评分提供了依据。目前阅标记录是由专家通过查阅投标文件后手工填写,效率较低,且缺乏唯一性和可靠性。单轨制的实施要充分利用核实结果,选择阅标记录数据源库中需要的字段,通过计算机的自动匹配,读取招标项目需要的相关信息。包括公司实力、主要参数响应等,横向比较阅标记录,数据源可作为评审项的数据,可由系统抓取生成阅标记录(见表3)。

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2.专家对投标文件评审

   目前评标项目时间紧任务重,评标专家花费大量时间精力寻找比对支撑证明文件相关信息,且难以判断其真实性。运用资格预审阶段核实组的工作成果,评标专家可发挥其专业优势,对投标文件的评审侧重于其针对招标要求的响应,例如技术参数、元器件配置、技术方案、交货期等。对未进行实质性响应的投标,仍可进行否决。针对响应性部分,由专家编制阅标记录,与前述系统自动生成的资格业绩阅标记录合并应用,作为评审打分的依据。

3.系统自动授标

   运用授标工具实现自动授标,生成推荐的中标候选人名单和相关报表、评标报告、汇报材料等。

六、归档

    目前,电子商务平台暂不具备资格预审功能,资格预审工作在线外开展。预审阶段的主要资料应参照招标采购要求,按照通用制度规定进行归档。

七、电子化单轨制扩展应用

    要构建高效、精益化运转的电子化单轨制招标采购体系,必须从供应链角度出发,考虑全流程综合解决方案。目前,供应链各环节工作的协同较有限,缺乏联动管理机制。电子化单轨制未来的扩展运用将以物资标准化成果为基础,依托信息化手段,建立各类信息数据库,并且通过结构化信息将系统自动量化比对贯穿运用到供应链前后端,真正实现全流程闭环管理。

1.标准化采购策略库在招标准备阶段应用

    采购策略库是以提高招标方案编制效率、减少人为干预招标机会、降低决策失误风险、支撑电子化单轨制为目标而建立的结构化数据库,它以物资分类为基础搭建行目录,涵盖主数据库中所有分类,分大类-中类-小类-物资种类四级颗粒度。列项目包括资格业绩要求、评分权重、价格分计算方法及相关系数、合同模板、评标专家专业分类部分。策略库中基础数据原则上执行总部统一下发的招标采购实施指导标准及相关规定(见表4)。

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    采购策略库应建立物料主数据库与采购物资种类的对应关系,实现物料编码与物资种类的多对一映射关系。将经审核的采购需求计划导入后,系统会按物料编码对应的物资种类在标准采购策略库中进行查找,匹配招标资格业绩要求、评审权重、价格分计算公式、评标专家专业、选用合同模板等采购规则事项信息,初步形成采购工作方案。

在此基础上,可对表中信息进行结构化编制后导入信息系统,形成标准采购策略库。

2.不良履约行为处理信息库与评标对接

    供应商履约情况管理是物资采购闭环管理的一个重要环节,是对前期招标具有反馈和指导意义的一个步骤。供应商的履约情况,应及时反馈至招评标环节,执行对不良履约的供应商的处理决定,才能对供应商进行约束,避免供应商重招标,轻履约。

    不良履约处理信息目前以表格(见表5)形式,按月定期更新。评标时需要靠评标专家对表格和投标人进行核对,遇到有问题的供应商,再按照处理意见提出评标建议。

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    对供应商不良履约行为处理进行结构化编制,明确对应的物资分类、处理起始时间、结束时间等数据信息,形成不良履约处理信息库。评标时按照物料编码和供应商代码,自动查找匹配适用的处理信息,推送至评标环节,实现闭环应用。

    同时,对于设置了处理次数的,可以在评标中标记处理动作,由系统记录,逐次递减,实时反馈,直至全部处理完毕。

    物资类别可按大类、中类、小类等不同维度设置。对于进入黑名单的供应商,可设为所有品类。

3.供应商网内业绩库的统计应用

    在资质业绩核实和资质审查阶段,供应商的业绩审核(查)是一项艰巨的任务,不仅要判断供应商提供的证明材料的真实性,还要核对是否满足招标文件的要求,因此,建立供应商业绩库,将供应商在国网系统内的业绩通过合同管理平台、ECP平台导入库中,可以直接在资格预审或评标环节使用,减轻了核实供应商业绩真实性的压力,又提高业绩审核的准确度和效率。

    供应商业绩库以合同管理平台、ECP平台的数据为基础,将每次中标签约后的合同及关键参数在库中自动更新。目前ECP平台中供应商的业绩信息更新较慢,供应商没有更新的积极性,相关信息也不完全,可以辅助资格审查但却不能作为准确的评标依据。供应商业绩库将通过合同勾选-传至业绩库这样的简单操作,将供应商在系统内的业绩信息同步至评标环节,可以汇总本项目每个投标人的业绩总数,便于横向比较,直观而又有说服力,既提高了效率,也大大保证了准确度,也便于阅标记录的编制。

4.电子化远程开标

    可利用系统功能进行远程直播开标,供应商登录ECP平台在线观看开标过程,下载开标记录。设计在线交互功能,开标过程中供应商异议等事项可以实时进行记录。

 

  作者:吴毅清、杨真真,国网上海市电力公司

 

 

  来源:《招标采购管理》



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